Jeszcze kilkanaście lat temu wszelkie sprawy związane z fakturami były załatwiane za pomocą dokumentów papierowych. Bardzo często wprowadzało to sporo zamieszania, gdyż gromadzące się stosy papierów potęgowały prawdopodobieństwo zrobienia kosztownej pomyłki. Był to jeden z powodów, dla którego powstała efaktura.
Czym jest efaktura?
Jest to elektroniczny dokument potwierdzający dokonanie określonej transakcji. Obecnie oficjalnymi dokumentami są wciąż faktury papierowe, lecz po odpowiednim uwierzytelnieniu, nasza faktura elektroniczna również może stać się pełnoprawnym dokumentem.
Jakie dane musi zawierać faktura elektroniczna, aby była uznana za ważną i obowiązującą? W pierwszej kolejności na dokumencie musi widnieć data oraz numer wystawionej faktury. Następnie dane zakupującego oraz sprzedawcy, a także rozpiskę towarów lub usług, których tyczy się dany dokument. W dalszej kolejności faktura powinna zawierać informację o sposobie zapłaty (wraz z terminem) i opcjonalnie sposób dostawy produktu. Dopuszczalne są również inne informacje dodatkowe. Na samym dole powinno znajdować się miejsce na podpisy obydwóch stron. Tak przygotowany dokument staje wiążący oraz zgodny z polskim prawem.
Dlaczego warto z nich korzystać?
Pierwszą z zalet jest szybkość i wygoda. Już nie ma potrzeby ręcznego wypisywania każdej faktury. Teraz zrobią to za nas systemy. Nasza rola ogranicza się tylko do kontrolowania prawidłowości danych na dokumencie. Co za tym idzie, dzięki rozwojowi obecnych systemów do wystawiania efaktur, możliwe jest masowe tworzenie tych dokumentów. Od dłuższego czasu wygenerowanie nawet kilkudziesięciu faktur nie stanowi żadnego problemu.
Wkład pieniężny, który trzeba zainwestować w system do generowania faktur, jest bardzo mały w porównaniu z oszczędnościami, które zostaną w naszej kieszeni. Już nie ma potrzeby marnować kolejnych ryz papieru lub pojemników z tuszem. Nie ma potrzeby zatrudniania dodatkowej osoby, która byłaby tylko odpowiedzialna za generowanie faktur. Od teraz nasze centrum fakturowe znajduje się w naszym komputerze. Do naszego systemu mamy dostęp z każdego miejsca na świecie oraz o każdej porze. Nie ma zatem potrzeby przebywania w biurze, aby być na bieżąco z przepływem faktur w firmie.
Kto może korzystać z efaktur?
Pierwszą grupą są klienci indywidualni. Bardzo często faktury elektroniczne są nam potrzebne za opłaty związane z operatorem komórkowym lub telewizyjnym. Faktura online sprawdzi się bardzo dobrze w tej sytuacji.
Drugą grupą są małe firmy (często jednoosobowe), które miesięcznie wystawiają małą liczbę faktur. Są to jednak firmy świadome i chcą mieć wszystkie dokumenty w jednym miejscu.
Trzecią grupą, której chyba najbardziej zależy na posiadaniu faktur elektronicznych, są firmy księgowe. Posiadając sporą liczbę klientów, bardzo łatwo popełnić błąd, który bardzo często wiąże się z konsekwencjami finansowymi. Dzięki systemom efaktur można ograniczyć ryzyko do minimum.
Efaktura z www.afaktury.pl odznacza się sporą czytelnością oraz łatwością w generowaniu.
